Empieza por un horario concreto
Se cancela la cita de las once y recepción tiene otras cinco tareas pendientes. Una lista de espera permite identificar a quién le serviría ese espacio sin enviar el mismo mensaje a todos los pacientes.
Para cubrir una cancelación, necesitas confirmar tres cosas: que el horario realmente está disponible, que la persona puede acudir y que la nueva reserva quedó registrada. Un mensaje enviado no completa ese recorrido.
Esta guía propone un proceso administrativo para un consultorio. La prioridad clínica, la duración adecuada y la pertinencia de la atención corresponden al equipo profesional.
Qué guardar en la lista de espera
- Paciente y contacto verificado. Un teléfono puede pertenecer a una familia; comprueba quién recibirá la oferta.
- Autorización para recibir avisos. Registra cuándo y cómo aceptó, y permite que deje de recibirlos.
- Días y rangos de horario. Pregunta cuándo podría venir, no solo si quiere una cita más pronto.
- Tiempo mínimo de aviso. La persona necesita margen para trasladarse y organizarse.
- Cita existente, si la hay. Distingue una primera reserva de un cambio a un horario anterior.
- Estado. Activa, pausada o retirada, con revisión periódica de los datos.
Evita incluir diagnósticos en el mensaje de oferta. Guarda solo la información administrativa necesaria para organizarla.
Cómo ofrecer el espacio sin duplicarlo
- Valida el horario. Comprueba fecha, zona horaria, duración, personal disponible y bloqueos del calendario.
- Elige candidatos. Cruza disponibilidad y tiempo de aviso. Define un orden transparente y revisa su idoneidad con el equipo.
- Ofrece a una persona. Explica hasta cuándo puede responder y cómo aceptar o rechazar.
- Registra la respuesta. Si acepta, valida de nuevo el espacio antes de confirmar. Si rechaza o vence el plazo, continúa con la siguiente persona.
- Cierra el pendiente. Confirma el resultado y conserva la cita anterior hasta que el cambio se complete.
Define quién puede reservar manualmente mientras hay una oferta activa. Una hoja compartida puede ayudar a empezar, pero necesita un responsable que controle los cambios. Aquí tienes una agenda gratuita en Excel.
Mensaje de oferta para adaptar
Hola, [nombre]. Somos [clínica]. Como solicitaste avisos de disponibilidad, te ofrecemos una cita el [fecha] a las [hora y zona horaria]. Puedes revisar la oferta y responder antes de [hora límite] aquí: [enlace privado]. Si ya tienes cita, conserva tu horario actual hasta recibir la confirmación del cambio. Desde el enlace también puedes indicar que no quieres recibir más ofertas.
Es un ejemplo de redacción, no una plantilla aprobada por Meta. Verifica destinatario, horario, enlace y vigencia antes de usarlo.
En WhatsApp Business Platform, iniciar conversaciones exige respetar las reglas de autorización y plantillas; fuera de la ventana de atención se utilizan plantillas aprobadas. La persona debe poder dejar de recibir mensajes. Consulta la política oficial de WhatsApp.
Qué medir durante una semana
- Cancelaciones con tiempo suficiente para ofrecer el horario.
- Ofertas enviadas y ofertas con entrega confirmada, por separado.
- Aceptaciones válidas y citas recuperadas.
- Tiempo desde la cancelación hasta la nueva reserva.
- Intervenciones de recepción y solicitudes de baja.
- Asistencia posterior, separada de la reserva.
Si recuperaste dos de cinco espacios elegibles, registra 2/5 y el periodo observado. No atribuyas ese resultado a todas las cancelaciones ni confundas una reserva con un paciente que asistió.
Cómo funciona en Sorta
Recepción selecciona hasta cinco candidatos de la lista de espera y ordena las ofertas. Sorta las procesa una a la vez; cada oferta tiene diez minutos para responder. Abrir el enlace no reserva una cita.
Durante la campaña, el espacio queda reservado. Una aceptación válida completa la reserva y detiene las ofertas posteriores. Si se adelanta una cita, el cambio conserva la original hasta que puede realizarse correctamente. Recepción puede detener la campaña.
Se requiere activación de recuperación de horarios para la clínica, zona horaria y horario de atención configurados, conexión de WhatsApp verificada y una plantilla específica de oferta aprobada. La plantilla del enlace de admisión no la sustituye.
El proceso usa reglas de disponibilidad y autorización; no decide prioridad clínica mediante IA ni garantiza llenar cada hueco. Para revisar la conversación inicial, consulta qué automatizar en recepción.