Aviso de Privacidad

Sorta es una capa de software que ayuda a consultorios médicos y dentales independientes a automatizar su papeleo: un paciente llena sus datos una sola vez a través de un enlace, y esa información se distribuye a los formatos que el consultorio ya usa (historia clínica, consentimientos, avisos, información de seguro), generando un PDF listo para revisar y firmar. El enlace llega al paciente por correo electrónico y por WhatsApp, donde un asistente automatizado también ofrece un menú simple (agendar, reagendar, hablar con el consultorio) y transfiere la conversación a una persona del equipo cuando hace falta.

Este aviso cumple tres funciones a la vez, y las tres están reflejadas en su estructura:

• Es el aviso de privacidad de Sorta como empresa — para el personal de los consultorios que usan la plataforma y para quienes visitan este sitio.
• Es el documento que Meta / WhatsApp Business Platform exige tener publicado y vigente para operar como proveedor técnico ("Tech Provider") sobre la API de WhatsApp Business.
• Es una referencia que los consultorios pueden citar al construir su propio aviso de privacidad frente a sus pacientes, ya que describe con precisión cómo Sorta trata los datos que el consultorio le confía. Ningún consultorio queda eximido de tener su propio aviso — ver la sección 19.

1. Quiénes somos y para qué sirve este documento

Sorta LLC ("Sorta", "nosotros"), sociedad de responsabilidad limitada constituida en el estado de Texas, Estados Unidos, opera la plataforma de digitalización de formatos y captura de datos Sorta, incluidos el sitio mx.getsorta.io, la aplicación app.getsorta.io y el asistente de WhatsApp descrito más abajo (en conjunto, el "Servicio"). Nuestro domicilio es 406 S. Balboa Road, El Paso, TX 79912, EE. UU. Puedes escribirnos sobre temas de privacidad a [privacidad@getsorta.io].

Este aviso explica qué información manejamos, por qué y las opciones disponibles para ti.

2. Los dos papeles de Sorta

El Servicio lo usan negocios ("Consultorios" o "Clientes") para recopilar información de sus propios pacientes, clientes u otras personas usuarias finales ("Usuarios Finales"). Sorta desempeña un papel distinto según de quién sean los datos, y esta distinción es el punto más importante de todo el documento:

• Como "encargado" (procesador). Respecto de la información que un Usuario Final captura a través de un formato o de una conversación de WhatsApp, es el Consultorio quien decide para qué y cómo se trata esa información. Sorta la trata únicamente para prestar el Servicio a ese Consultorio y siguiendo sus instrucciones. Si eres Usuario Final, el Consultorio es el "responsable" (controlador) de tu información y debes consultar el aviso de privacidad propio de ese Consultorio. Las solicitudes sobre tu información se dirigen al Consultorio; nosotros lo apoyamos para responderlas.
• Como "responsable" (controlador). Respecto de la información de las personas titulares de cuentas de Consultorio y de quienes visitan mx.getsorta.io, es Sorta quien decide para qué y cómo se trata, y este aviso la rige directamente.

3. Definiciones clave

• Datos personales: cualquier información que identifique o haga identificable a una persona (nombre, teléfono, correo, domicilio).
• Datos personales sensibles: datos cuyo mal uso puede causar un daño mayor a la persona — en particular, datos de salud (historia clínica, diagnósticos, tratamientos). La LFPDPPP exige un cuidado reforzado para este tipo de datos.
• Responsable (controlador): quien decide para qué se usan los datos y cómo; tiene la relación directa con la persona titular.
• Encargado (procesador): quien trata datos personales por cuenta y bajo instrucciones del responsable, sin decidir por sí mismo para qué se usan.
• Titular: la persona a quien pertenecen los datos personales (el paciente, el miembro del personal, la persona que visita el sitio).

4. Qué información tratamos

4.1 Datos de la cuenta del Consultorio (Sorta como responsable)

• Nombre, correo electrónico de trabajo y contraseña (almacenada solo como hash bcrypt con sal — nunca guardamos ni podemos recuperar tu contraseña en texto plano).
• Nombre del espacio de trabajo / organización y el rol asignado a cada usuario.
• Soporte y demás correspondencia que nos envíes.
• Información de facturación y pago, para planes de paga, en su caso. [CONFIRMAR: procesador de pagos, p. ej. Stripe — agregarlo como subencargado si se usa.]

4.2 Datos de pacientes / Usuarios Finales (Sorta como encargado, por cuenta del Consultorio)

Sorta almacena la información que los Usuarios Finales del Consultorio capturan, definida por el Consultorio a través de los formatos que construye. Según el Consultorio, esto puede incluir datos personales sensibles conforme a la LFPDPPP — por ejemplo: nombre, fecha de nacimiento, datos de contacto, domicilio, información de seguro médico, antecedentes e historia clínica, confirmaciones de consentimiento y firmas electrónicas.

Sorta también almacena:

• Respuestas de formatos y copias inmutables ("snapshots"): las respuestas capturadas, más una copia archivada de solo escritura de cada conjunto de formatos para un registro de paciente dado. Esto crea un registro fechado de lo que se llenó en cada visita.
• Documentos subidos: las plantillas de formatos en blanco que el Consultorio sube durante la configuración, y las imágenes generadas a partir de ellas.
• Registros de enlaces de acceso: los enlaces tokenizados y sin inicio de sesión que se usan para entregar formatos llevan un token aleatorio, una fecha de expiración (7 días) y los identificadores del registro y del formato específicos a los que dan acceso.

4.3 Datos de conversaciones de WhatsApp (Sorta como encargado)

Cuando un Usuario Final escribe al número de WhatsApp conectado de un Consultorio:

• Almacenamos el número de teléfono de WhatsApp y el estado estructurado de la conversación (qué opción del menú se eligió, si se ha solicitado hablar con una persona).
• El texto de los mensajes se almacena únicamente en las conversaciones que se transfieren a una persona del consultorio. Las conversaciones atendidas solo por el asistente automatizado no conservan texto de mensajes — solo el estado estructurado.
• El contenido de los mensajes enviados por WhatsApp lo transmite y procesa Meta en su propia infraestructura (ver la sección 8). Sorta entrega al Usuario Final un enlace de un solo uso que abre contenido alojado en el propio dominio de Sorta; las respuestas de los formatos y los datos capturados en ellos no viajan por WhatsApp ni por correo electrónico.
• En el primer contacto, el asistente envía un aviso único indicando al Usuario Final que no envíe diagnósticos, resultados ni datos clínicos por el chat.

4.4 Información recopilada automáticamente en el sitio (Sorta como responsable)

En mx.getsorta.io y app.getsorta.io, nosotros y nuestros proveedores de analítica recopilamos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas vistas, URLs de referencia, ubicación aproximada derivada de la IP e interacciones con el sitio. Usamos:

• Google Analytics y Google Search Console — medición de tráfico y de desempeño en búsquedas.
• Microsoft Clarity — analítica de uso agregada, mapas de calor y repetición de sesión ("session replay"). Las repeticiones de sesión se capturan con enmascaramiento automático de los campos de texto y se usan para diagnosticar problemas de usabilidad, no para identificar a personas. [CONFIRMAR configuración de enmascaramiento.]

En el sitio público de México, Leadsy se utiliza, previa aceptación de las tecnologías opcionales, para identificar visitas empresariales y apoyar la prospección comercial. Su etiqueta puede recibir información técnica de la visita, como la dirección IP y la página visitada. Esta integración se limita a mx.getsorta.io; no se instala en los formularios de pacientes ni en la aplicación clínica.

Ver la sección 11 sobre cookies.

4.5 Registro de auditoría

Mantenemos una bitácora de solo adición ("append-only") de eventos relevantes para la seguridad (inicio de sesión, registro de cuenta, conexión/desconexión de un número de WhatsApp y respuestas del personal por WhatsApp), que registra la cuenta que actúa, la acción, el recurso afectado y una marca de tiempo. Esto protege tanto al consultorio como al paciente al dejar un rastro verificable.

5. Para qué usamos la información y bajo qué base legal

Tratamos los datos de la cuenta del Consultorio y de las personas visitantes del sitio con base en la ejecución de nuestro contrato con el Consultorio, en nuestro interés legítimo de operar y asegurar el Servicio, y en el consentimiento cuando es requerido (por ejemplo, para cookies no esenciales). Tratamos la información de los Usuarios Finales exclusivamente al amparo de nuestro contrato con el Consultorio y de sus instrucciones documentadas.

No vendemos datos personales y no usamos la información de Usuarios Finales para publicidad.

6. Cómo se obtiene el consentimiento

Por tratarse en su mayoría de datos de salud (datos sensibles), la LFPDPPP exige consentimiento expreso y por escrito del paciente. Este consentimiento lo recaba el consultorio — es su responsabilidad como responsable de los datos, típicamente al momento de compartir el enlace de captura o durante el llenado del formato, conforme a su propio aviso de privacidad. Sorta provee la infraestructura para capturar y dejar constancia de ese consentimiento (por ejemplo, mediante confirmaciones dentro del formato y las copias inmutables descritas en la sección 4.2), pero no sustituye el aviso de privacidad propio del consultorio frente a su paciente.

7. Uso de WhatsApp

Sorta utiliza la API de WhatsApp Business de Meta Platforms para dos fines: (1) enviar al paciente el enlace para llenar sus formatos, y (2) operar un asistente automatizado con un menú simple (agendar, reagendar, hablar con el consultorio) que transfiere la conversación a una persona del equipo del consultorio cuando el paciente lo solicita o lo requiere.

• En el primer contacto por WhatsApp, el paciente recibe un aviso indicándole que evite enviar diagnósticos, resultados o datos clínicos por ese canal.
• Mientras la conversación la maneja el asistente automatizado, Sorta conserva el estado estructurado de la conversación (qué opción se eligió), no el texto libre que el paciente pudiera escribir.
• Cuando la conversación se transfiere a una persona del consultorio, el texto de esos mensajes sí se conserva — por [CONFIRMAR: 90] días — para que el consultorio pueda dar seguimiento, y después se elimina.
• Meta procesa el contenido de los mensajes en sus propios servidores (en Estados Unidos) para poder entregarlos; ver la sección 10 sobre transferencias internacionales.

8. Subencargados y terceros con acceso

Compartimos información únicamente con proveedores de servicios que la tratan por cuenta nuestra bajo contrato, y solo en la medida necesaria para operar el Servicio:

[CONFIRMAR que la lista está completa y vigente. Considerar publicarla en getsorta.io/subprocessors y comprometerse a dar aviso previo de los cambios.]

También podemos divulgar información: para cumplir con la ley, un proceso legal o una solicitud lícita de autoridad; para proteger los derechos, la seguridad o los bienes de Sorta, de nuestros Consultorios o del público; y a una entidad sucesora en una fusión, adquisición o venta de activos (sujeta a este aviso).

La información clínica de pacientes no se comparte con Leadsy mediante esta integración. El uso comercial de información de visitas al sitio público se describe en la sección 4.4.

9. Inteligencia artificial

La IA se usa únicamente cuando un Consultorio sube un formato en blanco durante la configuración de plantillas, para identificar los campos, las etiquetas y el diseño y así reconstruir el formato de forma digital. Cada campo derivado por IA lleva una puntuación de confianza, y los formatos producidos por una vía no determinista se marcan para revisión humana. Una vez construida la plantilla, la IA deja de intervenir — la captura de respuestas, la sincronización de respuestas entre formatos y la generación de documentos llenados son procesos deterministas que corren enteramente en la infraestructura de Sorta y Azure. Los proveedores de IA nunca reciben formatos completados ni datos de Usuarios Finales.

10. Transferencias internacionales de datos

Sorta LLC es una sociedad constituida en Texas, Estados Unidos. La información se trata en Estados Unidos (por Sorta y los proveedores de la sección 8) y en [Canadá] (Azure). Si estás en México o en cualquier otro lugar fuera de Estados Unidos, tu información — incluidos los datos personales sensibles — se transferirá y tratará en Estados Unidos, que puede no ofrecer el mismo nivel de protección de datos que tu jurisdicción.

Conforme a la LFPDPPP, cuando la información involucrada es de un Usuario Final, el Consultorio correspondiente es responsable de obtener el consentimiento que su propio aviso de privacidad y la ley aplicable exijan para esta transferencia; Sorta se apoya en [mecanismo de transferencia — p. ej. el contrato con el Consultorio / cláusulas contractuales / consentimiento obtenido por el Consultorio]. Al usar Sorta o al escribir a nuestro número de WhatsApp, el paciente y el consultorio consienten estas transferencias en los términos aquí descritos.

11. Cookies y tecnologías similares

mx.getsorta.io y app.getsorta.io usan:

• Estrictamente necesarias — por ejemplo, mantener tu sesión iniciada (un token de autenticación en el almacenamiento local de tu navegador). No se pueden desactivar.
• Analítica — cookies e identificadores establecidos por Google Analytics y Microsoft Clarity (sección 4.4).
• Identificación de visitas empresariales — etiqueta de Leadsy para apoyar la prospección comercial en el sitio público de México, previa aceptación.

El aviso permite aceptar las tecnologías opcionales o continuar solo con las esenciales. Google Analytics, Microsoft Clarity y Leadsy se cargan únicamente después de aceptar. Al incorporar Leadsy solicitamos una nueva elección, incluso si antes aceptaste la analítica. Puedes cambiar tu elección desde “Cookies”, al pie de cualquier página; al rechazar, la página se recarga sin estas etiquetas. Las preferencias del navegador permiten gestionar además las cookies ya almacenadas.

12. Cuánto tiempo conservamos la información

• Estado de conversación de WhatsApp y transcripciones transferidas a una persona: se eliminan automáticamente después del periodo que configure el Consultorio, entre 30 y 3,650 días, salvo las conversaciones aún abiertas con una persona del consultorio, que se conservan hasta resolverse. Una solicitud de borrado del Usuario Final se atiende desde la plataforma.
• Conversaciones atendidas solo por el asistente automatizado: nunca se almacena texto de mensajes.
• Enlaces de acceso: expiran y dejan de funcionar a los 7 días; el registro del enlace se conserva junto con el registro asociado.
• Respuestas de formatos, copias inmutables y documentos subidos: se conservan mientras el espacio de trabajo del Consultorio esté activo y según las instrucciones del Consultorio; después se eliminan o se devuelven al terminar, conforme al contrato con el Consultorio y a sus propias obligaciones de conservación del expediente. El expediente médico y su plazo de conservación son decisión del consultorio, no de Sorta. [CONFIRMAR retención predeterminada y manejo tras la terminación.]
• Datos de la cuenta del Consultorio: se conservan mientras la cuenta esté activa y por un periodo razonable posterior para fines legales, de auditoría y de resolución de controversias.
• Registro de auditoría y datos de analítica: se conservan por [CONFIRMAR plazo].

13. Seguridad y notificación de vulneraciones

Usamos cifrado TLS en tránsito y cifrado en reposo para los datos almacenados en Azure; las contraseñas se guardan solo como hashes bcrypt; los datos de cada espacio de trabajo están lógicamente aislados y cada solicitud se verifica contra el espacio de trabajo de la cuenta solicitante; los enlaces de acceso son impredecibles, de tiempo limitado y se revalidan del lado del servidor en cada solicitud; y mantenemos registros de auditoría de las acciones sensibles. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro y no podemos garantizar una seguridad absoluta.

Notificación de vulneraciones. Si tenemos conocimiento de una vulneración de seguridad de datos personales que afecte información que tratamos, lo notificaremos a los Consultorios afectados sin demora indebida para que puedan cumplir sus propias obligaciones de notificación, y cumpliremos nuestras obligaciones bajo la ley aplicable. [CONFIRMAR compromiso de plazo.]

14. Tus derechos ARCO y opciones

Conforme a la LFPDPPP, toda persona titular de datos personales tiene derecho a:

• Acceso — conocer qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos.
• Rectificación — corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación — solicitar que eliminemos tus datos cuando ya no sean necesarios para los fines descritos.
• Oposición — oponerte al uso de tus datos para fines específicos, así como revocar tu consentimiento.

Si eres paciente / Usuario Final: el consultorio que recopiló tu información a través de Sorta es quien la controla. Contáctalo para acceder, rectificar, cancelar u oponerte al tratamiento de tu información, o para revocar tu consentimiento, conforme a su propio aviso de privacidad. Sorta apoya al consultorio para atender esas solicitudes dentro de la plataforma, pero no puede resolverlas de forma independiente sobre datos que no le corresponde decidir.

Si eres personal de un consultorio o visitante del sitio: puedes ejercer tus derechos ARCO escribiendo a [privacidad@getsorta.io]. Verificaremos tu identidad y responderemos dentro del plazo que marque la ley [CONFIRMAR plazo, p. ej. 20 días hábiles conforme a la LFPDPPP]. También tienes derecho a presentar una queja ante la autoridad de protección de datos que corresponda (en México, el [INAI / autoridad sucesora]).

15. Menores de edad

El Servicio no está dirigido a menores de edad, y las personas titulares de cuentas de Consultorio deben ser mayores de edad. Consultorios como los de especialidades pediátricas pueden, en su carácter de responsables, recopilar información de menores a través de un padre, madre o tutor legal mediante el Servicio; el consultorio es responsable de obtener el consentimiento que exija la ley. Sorta no recopila conscientemente información directamente de menores como Usuarios Finales sin la intervención del consultorio responsable. [CONFIRMAR si Sorta requiere algún control adicional específico para estos casos.]

16. Pacientes o consultorios en Estados Unidos

[CONFIRMAR si Sorta opera con consultorios o pacientes ubicados en Estados Unidos.] Cuando un Consultorio es una entidad cubierta por HIPAA y Sorta maneja información de salud protegida por cuenta de ese Consultorio, Sorta celebra con él un Business Associate Agreement (BAA), que rige esa información y prevalece sobre cualquier término en conflicto de este aviso. Nota: WhatsApp no es un canal conforme a HIPAA y Meta no firma un BAA; los Consultorios que eligen usar el canal de WhatsApp lo hacen sobre la base de que solo se envían indicaciones de navegación y un enlace (sin información de salud protegida) y de que se advierte a los Usuarios Finales que no transmitan información de salud por ese medio.

17. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso. Si hacemos un cambio relevante, actualizaremos la fecha de "Vigente a partir de" y, cuando corresponda, notificaremos a los Consultorios por correo o mediante un aviso dentro de la aplicación antes de que el cambio entre en vigor. El uso continuado del Servicio después de una actualización significa que aceptas el aviso revisado.

18. Contacto

Sorta LLC
406 S. Balboa Road, El Paso, TX 79912, EE. UU.
Dudas de privacidad: [privacidad@getsorta.io]

[CONFIRMAR: contacto o representante en materia de protección de datos en México, si se designa.]